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To Do or ..


Tun oder Lassen im Projekt

ABC-Analyse

Prioritäten im Projekt mit Hilfe der Pareto-Analyse

Im Arbeitsleben gilt häufig die 80/20-Regel: 80 Prozent des Umsatzes werden mit 20 Prozent der Kunden erzielt. 80 Prozent des Ergebnisses stammen von 20 Prozent der Produkte.

Die ABC-Analyse (Programmstrukturanalyse) ist ein Mittel zur Planung und Entscheidungsfindung. Sie teilt eine Menge von Objekten in die Klassen A, B und C auf, die nach absteigender Bedeutung geordnet sind. Der Aufbau besteht in der Regel aus zweidimensionalen Wertepaaren. Diese Wertepaare werden zunächst nach Größe sortiert, danach kumuliert in Klassen eingeordnet und häufig als Paretodiagramm dargestellt. Bei der Klassifizierung hilft evtl. eine Nutzwertanalyse.

Im Ergebnis steht ein Diagramm, das Problemursachen nach ihrer Bedeutung ordnet.

Aufgabenliste

Aufgabenlisten anhand von Prioritäten und Szenarien erstellen

Um Ordnung in einem Projekt zu schaffen, bietet sich eine Aufgabenliste an. Die obige Excel-Datei bringt die wichtigsten Aspekte zusammen, um Ihre Arbeit zu organisieren:

  1. Kategorien, um Aufgaben zu strukturieren
  2. Priorität Wichtigkeit nach Eisenhowers ABC-Quadranten
  3. Dringlichkeit, ebenfalls nach Eisenhower Beschreibung der Aufgabe
  4. Status
  5. Delegationsniveau
  6. Wiedervorlagedatum
  7. Abgabetermin
  8. Dauer

Durch Ausblenden von Spalten können Sie sich eine eigene Liste zusammenstellen

 

Burn Down

Das Burndown-Chart visualisiert die noch zu erledigende Arbeit im Verhältnis zur Zeit, die noch bleibt

Burn-Down Charts visualisieren, wie schnell Arbeitszeit „verbrannt“ wird und wie sich der geplante Abarbeitungsgrad zum tatsächlichen verhält. Es ist eine Darstellungsform, bei der die in einem fest-definierten Zeitrahmen verbleibende Arbeit gegen die Zeit aufgetragen wird. Auf der Y-Achse wird bei x=0 die ursprünglich geplante Arbeitsmenge aufgetragen, und für jeden Zeitpunkt wird die jeweils gültige Restarbeitsmenge eingetragen. Durch die vergleichsweise einfach interpretierbare Aufbereitung lassen sich für die Reflektion im Team ebenso wie für Aussenstehende Rückschlüsse auf das Vorhaben ziehen.

Damit lassen sich im klassischen Projektmanagement durch den Soll/Ist Vergleich Abweichungen und Trends aufdecken und Rückschlüsse auf notwendige Maßnahmen ziehen.

Meilensteintrendanalyse

Die Meilensteintrendanalyse bietet eine eine visuelle Darstellung der Terminentwicklung
  • Wie liegen wir im Plan?
  • Werden die Termine eingehalten?
  • Wird das Projekt pünktlich fertig?

Auf der x-Achse werden die Berichtszeitpunkte eingetragen.

Auf der y-Achse werden die geplanten Termine von Meilensteinen eingetragen.

Aufwandsschätzung

Erfolg oder Misserfolg von Projektarbeit sind von der Aufwandsschätzung maßgeblich abhängig.

Projekte sind per Definition neu. Gleichwohl legt der gesunde Menschenverstand legt nahe, dass Erfahrungen aus der Vergangenheit genutzt werden sollten. Tatsächlich sind die meisten Projekte Transferprojekte. Darüber hinaus ist Wissensmanagement ein Schritt, der über das Nutzen von Erfahrungen hinaus geht. Aufgabe des Wissensmanagements ist es, den aktuellen Projekten die Erfahrungen, aus vergangenen Projekten als Grundlage für die Projektplanung zur Verfügung zu stellen.

Der Top-down-Ansatz beruht auf den Erfahrungen des Auftraggebers. Bei Beauftragung schätzt er den zu erwartenden Aufwand pauschal ab. Daran hat sich das Projektteam in der Folge zu orientieren. Im Detail bedeutet das, dass aus dem pauschalen Budget die einzelnen Budgets für Teilprojekte und Arbeitspakete abgeleitet werden. 

Alternativ zum Top-down-findet auch der Bottom-up-Ansatz Anwendung. Dieser ist aufwendiger, jedoch potentiell präziser. Ausgehend von der Detailplanung der Arbeitspakete werden alle Arbeitsschritte innerhalb der Arbeitspakete bewertet. Es ist zu klären, wie lange für die Umsetzung benötigt wird, welche Ressourcen wann in welchem Umfang zur Verfügung stehen müssen.

Die Verantwortung für die Aufwandsschätzung liegt bei der Projektleitung. Diese muss in Absprache mit dem Auftraggeber eine Methode auswählen und die Ergebnisse dahin gehend hinterfragen, dass Fehlabschätzungen aus Unwissen heraus oder einem falsch verstandenem Sicherheitsbedürfnis vermieden werden.

MTA mit MS-Excel

Die Meilensteintrendanalyse bietet eine eine visuelle Darstellung der Terminentwicklung

Die Meilensteintrendanalyse ist eine Methode zur Prognose und Steuerung von Terminen im Projekt. Die geplanten Meilensteintermine werden zu bestimmten Berichtszeitpunkten überprüft. Voraussetzung dafür sind eindeutig definierte Termine, an denen die entsprechenden Meilensteine des Projekts erreicht werden sollen.

Mit Hilfe von Excel kann die Trendentwicklung vieler Vorgänge im Projekt visualisiert werden. Terminverschiebungen können so frühzeitig zu erkannt und dargestellt werden.

Risikomanagement

Risiken erkennen

Stakeholderanalyse - Zielvorgaben - Projektziel - Projektziel - externe Risiken - Interne Risiken - Fachliche Risiken - Risiko-Log - Mitarbeiterbefragung/Risiko-Workshop - Expertenbefragung - Studium von technischen Unterlagen - Rechtsnormanalyse - Vor-Ort-Analyse - Risikobewertung - Maßnahmenplanung - Risikovermeidung - Risikovermeidung - Risikoabwälzung - Risikoakzeptanz - Risikokultur

"Vorausgesetzt, es läuft alles glatt …" Risiko-Analyse

Risikoanalyse für Termine und Kosten im Projekt

Häufig fallen Aufwandsschätzungen zu optimistisch aus weil Mitarbeiter die Risiken und Probleme der Projektdurchführung unterschätzen oder ausblenden. Darüber gibt es immer auch externe Risiken. Gleichwohl ist Risikomanagement in vielen Projekten die Ausnahme. Dabei reduziert Risikoanalyse Löscharbeiten im Projekt ungemein!

Definiert man das Risiko rein mathematisch, handelt es sich um einen Zustand, der eintreffen kann - oder eben nicht.

Der erste Schritt zur Durchführung einer Risikoanalyse besteht darin Risiken zu erkennen und systematisch zu verarbeiten. Anschließend können die erkannten Risiken wiederholt und unter verschiedenen Annahmen in Bezug auf die verschiedenen Dimensionen des Projektes in einer sehr große Zahl gleichartiger Zufallsexperimente stochastisch durchgerechnet werden (Monte-Carlo-Methode). Im Ergebnis steht eine Wahrscheinlichkeitsverteilung für das Eintreffen bestimmter Termine, Kosten oder ..

 

 

"Was hat der Kunde (bisher) bekommen und was hat er dafür bezahlt?" Ertragswertanalyse

Die Ertragswertanalyse Die Earned Value Analyse beschreibt ein Messverfahren, mit dem man den tatsächlich erzielten Fortschritt in Relation zum geplanten Ziel ermitteln und bewerten kann.  wie hoch die Kostenrahmen, unter Berücksichtigung der abgeschlossenen Arbeit bisher und der Geplante Kosten für die Aufgabe, Zuordnung oder Ressourcen heute sein sollten. Der Fertigstellungswert (EV) ist ein Maß für die geleistete Arbeit und beantwortet die Frage: "Was hat der Kunde bekommen und was hat er dafür bezahlt?"

Earned Value Indikatoren

Earned Value Parameter

Die Earned Value Analysis (auch als Earned-Value-Analyse, Leistungswertanalyse, Fertigstellungswertmethode oder Arbeitswertanalyse bezeichnet) ist ein Werkzeug des Projektcontrollings. Sie dient zur Fortschrittsbewertung von Projekten. Dabei wird die aktuelle Termin- und Kostensituation durch Kennzahlen beschrieben. Die Schlüsselwerte sind dabei Plan-wert (engl. planned value), Ist-kosten (actual costs) und Fertigstellungswert (earned value). Durch die Verfolgung der Kennzahlen ist eine Trendanalyse möglich.

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