Methodische Ansätze im Projektmanagement
Sag mir, wie dein Projekt beginnt und ich sage dir, wie es endet!
Ihre Methodik sollte wenigstens so smart wie Ihr Telefon sein!
Als Projektmanager sieht man alle paar Jahre neue Entwicklungsmethoden kommen und gehen. Scrum, Kanban, SWOT und Extreme Programming können erfolgreich im Projektmanagement eingesetzt werden - wenn die Methoden und Arbeitstechniken beherrscht werden. Selbstorganisierte Teams mit klaren Regeln und Methoden können in kurzer Zeit überdurchschnittliche Ergebnisse erzielen, wenn ..
Wählen Sie was zu Ihrem Projekt passt!
Klassische Netzplantechnik (PERT und CPM)
Klassisches Projektmanagement favorisiert ein Team, dem ein unumschränkt herrschender ProjektManager vorsteht — wo der nicht weise genug regiert (indem er jede anstehende Entscheidung der Person überlässt, die am ehesten in der Lage ist, sie richtig zu fällen), wird das Projekt Schaden nehmen. Die vollständige und transparente Aufgabenverteilung mit festen Verantwortlichkeiten in einem Projektstrukturplan wird vorausgesetzt.
PERT ähnelt stark der fast zur selben Zeit entwickelten Methode des kritischen Pfades (Critical Path Methode), benutzt jedoch statt der häufigsten Dauer die erwartete mittlere Dauer von Vorgängen als Basis für die Berechnung in der Netzplanung. CPM wird für standardisierbare Projekte eingesetzt, deren Vorgänge aus Erfahrung anderer Projekte weitgehend bekannt sind und für die vergleichsweise wenig Unsicherheit bezüglich der Zeitschätzung besteht. PERT wird bei Projekten mit hoher Unsicherheit und geringer Erfahrung angewandt.
Heute wird im Bauwesen und in Projekten des Anlagenbaus hauptsächlich der Vorgangsknotennetzplan verwendet, in dem die Vorgänge durch die Knoten repräsentiert werden, die durch Kanten verbunden sind. In gegenwärtig verfügbarer Software zur Netzplantechnik sind die ursprünglichen Methoden kombiniert und nicht mehr zu trennen. Das Aufstellen von Netzplänen erfolgt mit geeigneter Software inkrementell und iterativ.
Größter Vorteil des Wasserfall-Modells ist die hohe Planungssicherheit. Durch die geordnete Struktur können auch umfangreiche Projekte präzise geplant und zuverlässig durchgeführt werden.
Diese Eigenschaft macht das Vorgehen vor allem für Projekte interessant, die sehr konstante Anforderungen aufweisen und keine kurzfristigen Korrekturschleifen benötigen. Entsprechend ungeeignet ist das Wasserfall-Modell folglich für Projekte mit vielen unvorhersehbaren Faktoren, die flexible Anpassungen benötigen.
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"Agiles" Projektmanagement
Gut strukturiert ist halb gewonnen
Der Ansatz des Agilen Projektmanagements ist empirisch, inkrementell und iterativ. Er beruht auf der Erfahrung, dass viele Entwicklungsprojekte zu komplex sind, um in einen vollumfänglichen Plan gefasst werden zu können. Daher spielen Regelmäßige Meetings, Einteilung in Arbeitsphasen und frühe Praxistests eine herausragende Rolle. Wollen Entwickler ihr (Software-)Projekt mit der agilen Methode angehen, sollten sie es von Beginn an zeitlich und thematisch strukturieren, indem sie das Gesamtprojekt in Iterationen aufteilen. Das sind Arbeitsphasen mit definierten Zielen, die bis zur Näherung an das jeweilige Ziel wiederholt werden. Jede Iteration sollte mit einem retrospektiven Meeting abgeschlossen werden.
Dabei stellt sich das Problem einer sinnvollen qualtätssicherung der Phasen-Ergebnisse. Wie soll man feststellen, ob man in der Analysephase alle relevanten Anforderungen erfasst wurden? Oft wird versucht dieses Problem mit Masse zu erschlagen indem intensiv nach allen möglichen Anforderungen gesucht wird. Dann entsteht das Problem oft das Problem, dass nicht festgeststellt werden kann welche Anforderungen tatsächlich erfüllt werden müssen und das Projekt erstickt in Komplexität. Jeder arbeitet an Einzelteilen und niemand versteht mehr das große Ganze.
Jedem Feature, der fertigen Software werden Punkte zugewiesen. Diese richten sich nach dem Umfang Features. Da ein Team immer eine ähnliche Anzahl an Punkten pro Durchlauf abarbeiten kann, lässt sich jederzeit die noch benötigte Arbeitszeit ermitteln. Agile Softwareentwicklung zeichnet sich durch selbst-organisierende Teams, sowie eine iterative und inkrementelle Vorgehensweise aus.
Meeting-Kultur
Agile Softwareentwicklung zeichnet sich durch selbst-organisierende Teams, sowie eine iterative und inkrementelle Vorgehensweise aus. Agiles Projektmanagement basiert auf Flexibilität, Anpassung und Selbstorganisation. Die agile Methode kann durch verschiedene Prozesse umgesetzt werden. Die bekannteste ist Scrum. Bei Scrum heißen die Iterationen Sprints und dauern in der Regel 30 Tage. Die Scrum Meetings finden täglich statt.In Scrum ist das ständige Reagieren auf Änderungen und Hindernisse ein natürlicher Bestandteil. Wohingegen im klassischen Projektmanagement das Projekt bereits vorab phasenorientiert durchgeplant wird.
Es wird versucht, mit geringem bürokratischem Aufwand und Regeln auszukommen und sich schnell an Veränderungen anzupassen, ohne dabei das Risiko für Fehler zu erhöhen. Die Dynamik eines Projektes ist oft nicht vorhersehbar. Wie können Sie die Veränderungen in den Griff bekommen und dabei den Überblick bewahren?
Scrum ist derzeit der vermutlich bekannteste Vertreter agiler Projektmanagementmethoden, die sich stark von dem klassischen Top Down Wasserfall-Modell unterscheiden. Zwar werden durch die agile Vorgehensweise zentrale Probleme gelöst, allerdings ergeben sich dadurch einige anderweitige Nachteile. Aufgrund der eigenständigen Arbeitsweise des ausführenden Teams ergeben sich für den Auftraggeber gewisse Einschränkungen bei der Planungssicherheit.
Critical Chain Projektmanagement (CCPM)
oder Projektpriorisierung bzw. Puffer Management.
CCPM kümmert sich im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement weniger um die einzelne Aufgabe, als vielmehr um das Projekt bzw. das Projektportfolio als Ganzes. Es geht bei CCPM ausschließlich um Terminmanagement.
Dafür werden folgenden Elemente genutzt:
- Die kritische Kette: der längste Pfad voneinander abhängiger Arbeitspakete bezogen auf den Ressourcenverbrauch unter Berücksichtigung der jeweiligen Abhängigkeiten
- Sicherheitspuffer: diese werden sowohl am Ende der kritischen Kette eingeplant als auch am Ende jeder zuliefernden Kette. Aber nicht mehr in jede Aufgabe einzeln.
Der Projektleiter überwacht den Projektfortschritt entlang der kritischen Kette und des Verbrauches der zugeordneten Zeitpuffer.
CCPM zielt darauf ab, die vorhandenen Ressourcen optimal einzusetzen zur Erreichung eines optimierten Projekterfolgs für das ganze Projektportfolio eines Unternehmens. Dies geschieht indem
- schädliches Multitasking vermieden wird und
- die eingeplanten Sicherheitspufferzeiten korrekt geschätzt und optimal im Projektverlauf eingeplant werden
CCPM räumt auf mit der Annahme, dass der Mensch multitaskingfähig ist und erlaubt die volle Konzentration auf eine Aufgabe nach der anderen. Mitarbeiter dürfen für die Nichteinhaltung von Zeitplänen nicht mehr in jedem Fall sanktioniert werden. Ihr Erfahrungsgewinn soll die kommenden Schätzungen verbessern. Dies erfordert eine nicht immer gegebene Managementkultur.
Lean Management - „Das Geld liegt im Prozess“
Lean Project Management verbindet die Instrumente und Methoden des Projektmanagements mit der Philosophie des Lean Management. Entstanden sind die Methoden seit Mitte des 20. Jahrhunderts bei dem japanischen Automobilhersteller Toyota, dem es auf diese Weise gelungen ist, stabile Prozessorganisationen zu gestalten, die Grundlage des erreichten Qualitätsniveaus seiner Produkte sind.
Lean Management umfasst die Gesamtheit der Denkprinzipien, Methoden und Verfahrensweisen zur effizienten Gestaltung der Wertschöpfungskette industrieller Güter.Wenn die folgenden 10 Gebote:
- Ausrichtung aller Tätigkeiten auf den Kunden (Kundenorientierung)
- Konzentration auf die eigenen Stärken
- Optimierung von Geschäftsprozessen
- Ständige Verbesserung der Qualität (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, KVP)
- Interne Kundenorientierung als Unternehmensleitbild
- Eigenverantwortung, Empowerment und Teamarbeit
- Dezentrale, kundenorientierte Strukturen
- Führen ist Service am Mitarbeiter
- Offene Informations- und Feedback-Prozesse
- Einstellungs- und Kulturwandel im Unternehmen (Kaikaku).
Wenn diese Ideen gelebt werden, dann stehen im Ergebnis Geschäftsprozesse mit starker Kundenorientierung.
Auch wenn manche Denker es - z.B. im Schach - weit bringen: Für durchschnittliche Menschen wie uns ist die Verarbeitung kybernetischer Systeme auf einige wenige Faktoren beschränkt.
Fitness-Test für Planer:
Vernetztes Denken
Schon für eine einfache Stakeholder-, oder Einflussanalyse ist der Einsatz einer Excel-Matrize sehr hilfreich:
Kommunikation ist Alles
Allein das Prinzip Ihrer Einzigartigkeit, bedeutet für jeden Projektmitarbeiter immer wieder eine besondere Herausforderung. Die Vorgänge müssen mithilfe der zugewiesenen Ressourcen (Personen, Arbeits- und Geldmittel) abgearbeitet. Zeit, Budget und Ergebnis bestimmen die Reihenfolge bzw. Priorität der zu bearbeitenden Vorgänge. Rahmenbedingungen müssen eingehalten werden.
